13 ideas para tener éxito en tu primera reunión con un potencial nuevo cliente

Hacer crecer tu negocio tiene muchos desafíos, uno de los cuales es llevar adelante una efectiva primera reunión con un nuevo prospecto.

Sin una relación previa con el cliente, hay muchas cosas que uno puede preguntarse. ¿Chocarán nuestras personalidades? ¿Se burlarán de nuestras tarifas? ¿Le interesará nuestro Portfolio? ¿Será uno de esos clientes problemáticos que tratamos de evitar siempre?

Con todas estas preguntas, es fácil darse cuenta por qué una reunión inicial con un cliente potencial puede generar nerviosismos. ¿No sería grandioso si tuvieses una forma de realizar este proceso de forma más simple y menos estresante, y al mismo tiempo, incrementar tus posibilidades de conseguir un nuevo cliente?

Por suerte existen formas para cumplir esto. Ahora vamos comentarte algunas ideas en torno al proceso de preparar y llevar adelante un primer encuentro con un nuevo prospecto.

La preparación es el 95% de la batalla

A todos nos ha sucedido alguna vez el dirigirnos a una reunión con un nuevo cliente potencial y tener la sensación de no estar completamente preparados. No me refiero a que no puedas hacerlo, simplemente digo que las posibilidades de hacerlo bien disminuyen enormemente sin un plan o sistema.

Los atletas olímpicos entrenan todos los días; lo hacen cada día durante horas, sólo por la oportunidad de competir en un evento que durará sólo unos minutos. Ellos siguen un proceso de entrenamiento muy reglamentado pero adaptativo, que se centra en la mejora continua.

¿Y qué tiene esto que ver con tu negocio? Todo.

Vamos a suponer que planeas estar en el negocio durante los próximos 10 a 15 años. ¿Cuánto tiempo te lleva preparar una nueva reunión con un prospecto? Apostaría a que la mayoría de la gente no gasta ni de lejos la cantidad de tiempo que se requiere para aumentar nuestras probabilidades de éxito.

Sin embargo, ¿Qué sucedería si te tomas algo de tiempo preparando un sistema o proceso, que sea simple y pueda repetirse, para facilitarte el entrevistar a nuevos clientes?

Esa es la idea central: desarrollar un proceso. Un proceso simple, repetible que te permita medir tus resultados y hacer cambios cuando sea necesario. Cada una de las reuniones que mantengas te proporcionarán una oportunidad para mejorar. Tu primera reunión con un cliente nuevo, probablemente no será tan exitosa. Pero en el momento en que ya hayas realizado cerca de 10 entrevistas ¡nadie te podrá detener!.

Realizar una primera reunión eficaz comienza con el establecimiento de un proceso que vas a tomar como línea base y que podés descomponer en tres pasos (o más si te es necesario):

• Conocer a tu cliente.
• Conocer su terreno de juego.
• Llevar adelante una reunión eficaz.

Teniendo esos tres pasos en mente, vamos a explorar más de cerca a cada uno de ellos y vamos a ver por qué son una parte importante del proceso.

Conocer a tu Cliente

Chris Ducker mencionó no hace mucho, en una de sus emisiones #Duckerscope, que una de las preguntas que les hace a potenciales empleados durante su proceso de entrevista es «¿Qué sabes sobre mí y mi empresa?». Parece que es una pregunta bastante simple, pero revela fácilmente cuán interesada puede estar una persona en trabajar contigo.

Esto no significa que deberías preguntar a tu cliente qué tanto te conoce. No. Se trata de que llegues a la reunión preparado y tengas una línea base de conocimientos acerca de tu cliente potencial. Tendrás un montón de preguntas que hacer a tu prospecto, pero preguntar qué hace su empresa o negocio no será una de ellas.

Por lo tanto, antes de entrar en la reunión, ¿cuáles son algunas de las cosas que debes tratar de aprender sobre tu nuevo prospecto?

Algunas preguntas a considerar son las siguientes:

• ¿Cuál es su actividad principal o producto?
• ¿Quiénes son sus competidores?
• ¿Qué información podés encontrar de sus prospectos de «negocios a largo plazo»?
• ¿Miraste en sus perfiles sociales y lo que sus clientes tienen para decir?
• ¿Tienen un sitio web funcionando y qué es lo que ves como sus fortalezas y debilidades?

Habrá momentos en los que estarás tratando con una empresa que aún tiene que abrir sus puertas. Eso no es excusa para no investigar su industria o competidores potenciales.

Lo que estás tratando de evitar es el parecer haber ingresado en una reunión sin preparación. Pasar algún tiempo investigando a tu potencial cliente o a su industria es una gran manera de demostrar que estás legítimamente preocupado por tus clientes.

Conoce tu Pitch, pero mantenelo en tu bolsillo

Podés llamarlo de muchas formas: «elevator speech», propuesta de valor o propuesta única de venta.

Cualquiera que elijas, se trata de tener una idea clara del valor que proporcionas. No sólo lo que haces para tus clientes para ayudarles a hacer crecer sus negocios, sino lo que te diferencia de tus competidores para que puedan considerarte como una mejor opción frente a ellos.

Mantené guardada tu propuesta de valor (por ahora)

Nada puede sabotear una reunión más rápido que ofrecerle a tu nuevo prospecto algo que no necesita o encarar su problema desde el ángulo equivocado. Antes de ofrecer algo, asegurate de que tu prospecto te haya hablado de los problemas y retos a los que se enfrenta.

Hablando de desafíos, la mayoría de los clientes potenciales llegarán a tí con situaciones bastante similares en general. El problema más común será que necesitan nuevos prospectos, nuevos clientes o aumentar sus ingresos. Lo que es más probable que cambie es la forma en que te presentarán esa información y lo que ven como sus obstáculos personales.

Manteniendo tu propuesta de valor guardada por un momento, serás capaz de adaptar tu enfoque muy ligeramente, por lo que resultará más atractiva para tu prospecto. Si en algún momento has presentado una propuesta a un cliente solo para escuchar «Eso no es realmente lo que estamos buscando», sabrás exactamente de lo que estoy hablando.

Por último, cuando se trata de ofrecer tu propuesta de valor, practica lo suficiente para que puedas desarrollarla sin esfuerzo. Si te trabas al comenzar, tu cliente potencial sentirá que no sos 100% confiable. Cuanto más practiques, mejor serás.

Asumiendo que pasas el tiempo requerido investigando a tu nuevo cliente y llegas a tener un profundo conocimiento de tu propuesta de valor, es el momento de reunirte con él.

13 ideas para ayudarte a ejecutar una reunión más efectiva

Siempre que es posible, prefiero reunirme en persona. Es la manera más fácil para formar una conexión con alguien y «leerlas» bien, mediante sus expresiones, cuando estás cara a cara. Por supuesto que esto no siempre es posible, por lo que una videoconferencia podría funcionar o, alternativamente, una llamada telefónica.

Cuando leas estas ideas, pensá cuáles podrían ser apropiadas para tu negocio. Una vez que hayas decidido, aferrate a ellas hasta que sea hora de realizar un ajuste.

Esta es la forma de generar confianza y eficiencia en tu proceso. Si cambias la forma de ejecutar cada reunión, nunca llegarás a comprender qué funciona y qué no lo hace, nunca te sentirás cómodo y encontrarás que es más difícil de mejorar.

¡Veamos algunas de las ideas!

1. Aferrate a tu plan!
2. Vestite apropiadamente. Mientras que un traje y una corbata probablemente lleguen a ser demasiado, pantalones vaqueros y una remera puede resultar un poco relajado. Elegí algo apropiado como «casual de negocios», pero sobre todo, tenés que ser vos mismo.
3. No llegues tarde. Quizás no hace falta decirlo, pero a día de hoy te sorprenderías con qué frecuencia sucede esto, generando una muy mala primera impresión.
4. No lleves tu Notebook (si es posible). En su lugar, lleva un bloc de notas, lapiceras y predisposición para escuchar. Es muy fácil quedar atrapado en la tecnología, y mirar una pantalla no ayuda en nada a construir conexiones personales.
5. Hacer una tonelada de preguntas. Tu conversación debería ser probablemente en torno a un ratio de 5 a 1, con tu prospecto hablando más que vos. Pregunta acerca de sus metas y objetivos, que desafíos enfrentan ellos en su negocio… Mientras mayor sea la oportunidad que les das de que hablen, más claro será cómo podés ayudarles.
6. Escucha con atención. Es fácil hacer preguntas, ¿pero qué tan bueno sos escuchando? Una estrategia que podés utilizar mientras escribís lo que dice tu cliente es repetirles lo que ellos dijeron. La escucha activa le demuestra a tu prospecto que realmente comprendes lo que te están diciendo.
7. Vendeles una solución. Una vez que tu cliente potencial ha compartido sus problemas y desafíos contigo, es el momento de hacerles saber si podés ayudarles. Esto es siempre un punto de decisión clave. A esta altura ya debes tener suficiente información para decidir si es o no es el tipo de cliente al que apuntas. Si no es así, piensa cuidadosamente antes de tomar un compromiso.
8. Coméntales tus requisitos. Tómate unos minutos para hablar de tu proceso de trabajo y los requisitos. Si hay elementos que necesitas antes de comenzar el trabajo, este es un buen momento para hablar de ello, ya sea especificaciones, plazos o condiciones de pago.
9. Establece un solo punto de contacto. A veces uno termina trabajando en un proyecto en el que hay más de una persona responsable. Siempre trata de hacer arreglos con un único contacto, alguien capaz de tomar la decisión final.
10. No negocies el precio. Los añadidos se pueden ajustar para coincidir con el presupuesto de tu prospecto. Pero si negocias en base al precio, te arriesgas a que todas las conversaciones desde ese punto comiencen con el mismo tema.
11. Presta atención a tu instinto. Aprender a filtrar los clientes problemáticos de forma temprana en el proceso te ahorrará un montón de tiempo. Con la práctica, desarrollarás un instinto al que hay que aprender a escuchar. Si un cliente te interrumpe cada vez que hablas, ¿cómo crees que va a actuar una vez que comiencen a trabajar juntos? ¿Es probable que cambie? Probablemente no. Utiliza tu primera reunión como una oportunidad para filtrar las manzanas podridas.
12. Definí los pasos a seguir. Muchas de las reuniones con clientes potenciales terminan con un apretón de manos y un amistoso «Me pondré en contacto con usted.» En su lugar, averigua lo que necesita tu prospecto con el fin de hacer un compromiso para la siguiente fase. Esto permite hacer frente a las objeciones inmediatamente. Dado el tiempo suficiente, cada prospecto será capaz de volver con más cosas que encaminen a un compromiso.
13. Cuestionate a vos mismo. Al final de cada reunión tomate diez minutos pensando. ¿Qué podría mejorar? ¿Tomaste un compromiso demasiado pronto? ¿Dudaste en el precio porque sentiste que el acuerdo se te escapaba? Escribe una lista de las cosas que vas a trabajar para mejorar en la próxima reunión y revisa tu sistema.

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Para finalizar

Llevar a cabo una reunión eficaz con un nuevo cliente no tiene por qué ser una experiencia estresante. Si te encontrás aún en la etapa donde este tipo de reuniones te causan estrés, es tiempo de escribir tu plan en papel y comenzar a practicar.

Tal vez no tengas aspiraciones de nivel «olímpico», pero eso no significa que la práctica constante no dará lugar a mejoras. Es probable que cuanto más practiques y cuanto más refines tu proceso, será más fácil atraer a nuevos clientes.

Ninguna reunión es siempre perfecta. Si tenés una pequeña empresa, vos sabes que algunas reuniones se llevan adelante sin problemas y otras se caen a pedazos. Es sólo un juego de números, donde se gana y a veces se pierde. ¡Lo importante es que haya más veces ganadas!

 

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